KI-gestützte Management-Assistenz

Seminarziel

Die Teilnehmer erhalten einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten der KI-gestützten Assistenz. Sie lernen verschiedene Tools und Anwendungsbereiche kennen und können deren Nutzen für ihren spezifischen Arbeitskontext bewerten. Das Seminar vermittelt zudem ein Verständnis für die Veränderungen des Berufsbildes und die notwendigen Kompetenzen für die digitale Assistenz der Zukunft.

Inhalt

• Einführung in KI für die Management-Assistenz
  • Grundlegende  KI-Konzepte und Anwendungsbereiche: Überblick über relevante  Technologien wie NLP, Machine Learning und RPA für administrative  Aufgaben. 
  • Veränderung  des Assistenz-Profils: Wie sich Aufgaben und Verantwortlichkeiten durch KI verändern. Neue Kompetenzanforderungen und Karrierechancen im  digitalen Arbeitsumfeld.
  • Datenschutz  und Compliance: Wichtige rechtliche Rahmenbedingungen bei der Nutzung  von KI-Tools. Sicherer Umgang mit sensiblen Daten in der  Management-Kommunikation.
• Intelligente Termin- und Reisemanagement
  • Automatisierte  Kalenderoptimierung: KI-gestützte Priorisierung und Planung von  Terminen unter Berücksichtigung von Präferenzen und Arbeitsrhythmen.  Integration mit E-Mail-Systemen.
  • Smartes  Reise-Management: Automatisierte Buchungssysteme mit Berücksichtigung  von Präferenzen und Echtzeit-Störungsmanagement.
  • Proaktive  Erinnerungssysteme: KI-basierte Vorhersage von wichtigen Ereignissen  und automatische Vorbereitung von benötigten Unterlagen.
• Kommunikationsmanagement mit KI
  • Intelligente  E-Mail-Assistenz: Automatische Priorisierung, Kategorisierung und  Entwurf von Antworten. Integration mit CRM- und Projektsystemen.
  • Meeting-Protokollierung  und Follow-up: KI-gestützte Transkription, Zusammenfassung und  Aufgabenableitung. Automatisierte Erinnerungen an offene Punkte.
  • Sprachassistenten  für die Büroorganisation: Steuerung von administrativen Prozessen per  Sprachbefehl.
• Dokumentenmanagement und Wissensorganisation
  • Automatisierte  Dokumentenerstellung: KI-gestützte Generierung von Standarddokumenten,  Präsentationen und Berichten. Sicherstellung konsistenter Formate.
  • Intelligente  Ablagesysteme: Automatische Kategorisierung und Verschlagwortung von  Dokumenten. Natürliche Sprachsuche in großen Dokumentenbeständen.
  • Wissensmanagement  2.0: KI-gestützte Erstellung von FAQs und Wissensdatenbanken.  Automatische Aktualisierung bei neuen Informationen.
• Datenanalyse und Entscheidungsunterstützung
  • Automatisierte  Report-Generierung: KI-gestützte Zusammenstellung und Visualisierung  von Geschäftsdaten. Erkennung von Auffälligkeiten und Trends.
  • Meeting-Vorbereitung  mit KI: Automatische Recherche zu Agenda-Punkten und Erstellung von  Hintergrundinformationen.
  • Entscheidungsvorlagen  und Szenarien: KI-generierte Handlungsoptionen mit Vor- und Nachteilen. Unterstützung bei der Priorisierung von Aufgaben.
• Prozessautomatisierung im Assistenzbereich
  • Workflow-Optimierung: Identifikation und Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Integration verschiedener Office-Systeme.
  • Intelligente  Stellvertretung: KI-gestützte Vertretungsassistenten für Urlaubs- und  Krankheitsphasen. Wissensweitergabe und Eskalationsmanagement.
  • Qualitätskontrolle  und Fehlermanagement: Automatisierte Prüfung von Dokumenten auf Fehler  und Konsistenz. Lernende Systeme zur kontinuierlichen Verbesserung.
• Zusammenarbeit mit digitalen Assistenz-Teams
  • Mensch-KI-Kollaboration: Optimale Arbeitsteilung zwischen menschlicher Assistenz und KI-Tools. Best Practices aus der Praxis.
  • Remote-Assistenz-Systeme:  Virtuelle Unterstützung für mobile Führungskräfte. Sicherer Zugriff von unterwegs auf alle notwendigen Funktionen.
  • Teamassistenz-Systeme:  Koordinierung mehrerer Führungskräfte durch intelligente  Priorisierungsalgorithmen. 
• Praxisübung: KI-gestützte Geschäftsreise planen
  • Teilnehmer  erstellen eine komplette Dienstreise mit Hotelbuchung,  Terminkoordination und Dokumentenvorbereitung unter Nutzung  verschiedener KI-Tools.