CAFM-Systeme: Digitales Facility Management in der Praxis

Seminarziel

Die Teilnehmenden erwerben fundierte Kenntnisse über die Auswahl, Einführung und den Betrieb von CAFM-Systemen. Ziel ist es, Facility-Management-Prozesse digital abzubilden, die Datenqualität zu erhöhen und die Wirtschaftlichkeit im Gebäudebetrieb durch automatisierte Abläufe messbar zu steigern.

Inhalt

• 1. Grundlagen und Marktanalyse von CAFM
  • Definition und Abgrenzung: Einordnung von CAFM im Vergleich zu ERP-Systemen und klassischer Instandhaltungssoftware.
  • GEFMA-Richtlinien: Bedeutung der Branchenstandards für die Zertifizierung und Vergleichbarkeit von Systemen.
  • Systemarchitektur: Überblick über On-Premise-Lösungen versus Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS) Modelle.
• 2. Stammdatenmanagement und Datenaufnahme
  • Objektstrukturierung: Aufbau einer logischen Hierarchie von der Liegenschaft über das Gebäude bis zum Bauteil oder Gerät.
  • Methoden der Datenerfassung: Strategien zur Ersterfassung, Flächenmanagement nach DIN 277 und Integration von CAD-Plänen.
  • Datenpflege als Prozess: Etablierung von Verantwortlichkeiten zur dauerhaften Sicherung einer hohen Datenqualität.
• 3. Instandhaltungsmanagement und Flächenoptimierung
  • Strategien der Wartung: Abbildung von reaktiver, präventiver und zustandsorientierter Instandhaltung im System.
  • Flächen- und Belegungsplanung: Visualisierung von Raumauslastungen und Optimierung von Umzugsmanagement-Prozessen.
  • Inventarmanagement: Digitale Verwaltung von Mobiliar und technischer Ausstattung inklusive Barcode- oder RFID-Anbindung.
• 4. Rechtssicherheit und Betreiberverantwortung
  • Prüfpflichten-Katalog: Automatisierte Terminierung und Überwachung gesetzlich vorgeschriebener Prüfungen (z. B. Brandschutz, Aufzüge).
  • Dokumentationspflicht: Revisionssichere Archivierung von Prüfprotokollen und Nachweisen zur Haftungsminimierung der Geschäftsführung.
  • Gefährdungsbeurteilungen: Integration von Arbeitsschutzmaßnahmen und Gefährdungsanalysen direkt im Objektstamm.
• 5. Kaufmännisches Gebäudemanagement
  • Nebenkostenabrechnung: Verknüpfung von Verbrauchsdaten und Mietverträgen zur automatisierten Abrechnungserstellung.
  • Budgetierung und Controlling: Überwachung von Instandhaltungsbudgets und Analyse der Lebenszykluskosten pro Objekt.
  • Vertragsmanagement: Verwaltung von Dienstleistungsverträgen, Gewährleistungsfristen und Service Level Agreements (SLAs).
• 6. Schnittstellen und Systemintegration
  • ERP-Anbindung: Datenaustausch mit Finanzbuchhaltungssystemen (z. B. SAP, Datev) zur Vermeidung von Doppelerfassungen.
  • Gebäudeautomation (GLT): Kopplung von CAFM mit Sensordaten für bedarfsorientierte Reinigung oder Wartung.
  • BIM-to-FM: Übernahme von Daten aus dem digitalen Planungsmodell direkt in den operativen Betrieb des CAFM-Systems.
• 7. Mobile Anwendungen und User Experience
  • Mobile Datenerfassung: Nutzung von Tablets und Smartphones für Techniker vor Ort (Mängelmeldungen, Zählerstände).
  • Self-Service-Portale: Möglichkeiten für Mieter oder Nutzer, Störungsmeldungen direkt im System zu platzieren.
  • Dashboard-Design: Erstellung individueller Cockpits für unterschiedliche Nutzerrollen (Management vs. Technik).
• 8. Die Praxis-Werkstatt: Der „System-Implementation-Check“
  • Anforderungsanalyse: Erstellung eines individuellen Kriterienkatalogs für die Auswahl eines passenden CAFM-Anbieters.
  • Prozess-Mapping: Modellierung eines Kernprozesses (z. B. Störungsmeldung) von der Erfassung bis zur Abrechnung im neuen System.
  • Einführungsstrategie: Entwicklung eines Phasenplans für das Roll-out, inklusive Schulungskonzept und Change-Management.