SharePoint Dokumentenmanagement - Microsoft 365 Workshop

Seminarziel

Nach erfolgreicher Teilnahme am Workshop sind Sie in der Lage, den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments in Microsoft 365 SharePoint Online eigenständig zu verwalten. Sie haben die relevanten Einstellungen konfiguriert und kennen alle wesentlichen Funktionen, um Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, durch Workflows zu steuern und zu schützen. Zudem sind Sie sicher im Umgang mit Sicherheitsfunktionen und Lizenzanforderungen für den Einsatz von Microsoft Purview und Copilot.

Inhalt

Tag 1: Einführung in das Dokumentenmanagement

• Dokumentvorlagen
  • Einführung in Word- und SharePoint-Vorlagen, Kompatibilität und Konfiguration
• Dokumenteninformationen
  • Metadaten zu Word-Dokumenten aktualisieren und automatisch abgleichen
• Versionsverlauf 
  • gemeinsames Arbeiten mit Check-in/out, Haupt- und Nebenversionen
• Berechtigungen und Inhaltsgenehmigung
  • Zugriff auf Entwürfe und Dokumente steuern

Tag 2: Automatisierung und Workflows

• Warm-up und Wiederholung
• Inhaltstypen 
  • Zentrale Vorgaben für Vorlagen und Metadaten
• Automatisierung 
  • PowerAutomate für den einfacheren Umgang mit Dokumenten
• Dokumente in Teams
  • Umgang mit Dokumenten in Teams
• Archivierung und Disposition
  • Metadaten-Management, Dokumentenschutz und Optionen für Inhalte

Tag 3: Datenschutz und Dokumentensicherheit

• Aufbewahrung und Löschung 
  • Datenlebenszyklusverwaltung mit Purview
• Lizenzierung 
  • Investition und Nutzen verschiedener Lizenzen
• Externes Teilen 
  • Dateien mit teilen mit Personen außerhalb der eigenen Organisation
• Klassifizierung 
  • Informationsschutz mit Microsofts Azure Dienst
• Zusammenfassung und Feedback 
  • Offene Fragen und Diskussionsrunde