Outlook 365/2019/2016 Kompakt

Seminarziel

Die Teilnehmer kennen die Möglichkeiten von Outlook und setzen es als Kommunikations- und Organisationswerkzeug ein, mit dem Ziel Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Kommunikationsstruktur zu optimieren. 

Inhalt

• Grundlegende Arbeitsweise mit Outlook 
  • Aufgaben und Einsatzbereiche von Outlook 2016/2019/365
  • Fähigkeiten und Arbeitsweise
  • Das Anwendungsfenster von Outlook 2016/2019/365
  • Daten- und Organisationsstruktur
  • Die verschiedenen Outlook-Ordner
  • Elemente anlegen, öffnen, ändern, verschieben, kopieren, löschen, wiederherstellen
  • Elemente kategorisieren
  • Die Ansicht "Outlook-Heute"
• Nachrichten erstellen, senden, empfangen  
  • Die Begriffe Nachrichten und Konten
  • Prinzip der Nachrichten-Übertragung
  • Nachrichten erstellen, Felder einer Nachricht
  • Das Adressbuch benutzen
  • Nachrichten senden, empfangen, lesen, beantworten, weiterleiten
  • Die E-Mail-Ordner Posteingang, Postausgang, Entwürfe, Gesendete Objekte
  • Die Vorschau im Lesebereich (Vorteile und Nachteile)
  • Nachrichten im HTML-Format gestalten
  • Rechtschreibprüfung für Nachrichtentext verwenden
  • Inhalte über Zwischenablage einfügen
  • Dateianhänge anfügen
• Signaturen erstellen 
  • Eine Standardsignatur definieren
  • Signaturen manuell einfügen
  • Signaturen verwalten, ändern und entfernen
• Nachrichten organisieren und suchen
  • Nutzung der Sofortsuche
  • Die Nutzung von Suchordnern
  • Übersicht durch Farbkategorien
  • Nutzung der Nachverfolgung
  • Suchen mit komplexen Kriterien
  • Speichern von erfolgten Suchen für die Wiederverwendung
• Kontakte verwalten im Adressbuch 
  • Arbeiten mit dem Kontakteordner
  • Kontakteinträge erzeugen, ergänzen und ändern
  • Zur Adressierung von Nachrichten Kontakteinträge verwenden
  • Verteilerlisten für mehrere Empfänger erstellen
• Termine organisieren im Kalender 
  • Navigation im Kalender
  • Termine anlegen, ändern, verschieben
  • Erinnerung aktivieren und deaktivieren
  • Kalenderansichten ändern und ausdrucken
• Terminserien 
  • Ereignisse und Terminserien anlegen
  • Termine, Ereignisse bzw. Terminserien kopieren
  • Einzelne Elemente einer Serie löschen
• Besprechungen planen
  • Wie Sie die terminliche Verfügbarkeit von Besprechungsteilnehmern ermitteln können
  • Hinzufügen von Ressourcen, wie Besprechungsräumen und Ausstattungen
  • Geplante Besprechungen ändern
• Aufgaben anlegen 
  • Unterschiede zwischen Termin und Aufgabe
  • Aufgaben anlegen und ändern
  • Fälligkeit und Erledigung von Aufgaben überwachen und ändern
  • Erinnerung aktivieren und deaktivieren
  • Aufgaben zu Aufgabenserien machen
  • Termine aus Aufgaben erstellen
  • Aufgaben aus Terminen erstellen
• Arbeiten im Team 
  • Aufgaben delegieren
  • Delegierte Aufgaben überwachen
  • Gemeinsame Nutzung öffentlicher Ordner
  • Stellvertreter für eigene Ordner bestimmen
• Arbeiten mit weiteren Ordnern 
  • Die Gesendeten Objekte
  • Die Gelöschten Objekte
  • Notizen erzeugen, ändern anordnen
  • Gruppen (bei Verwendung von Microsoft 365)
• Sicherheit in Outlook 
  • Potenzielle Sicherheitsrisiken im Umgang mit Outlook einschätzen lernen
  • Sandbox ala Microsoft: Die geschützte Ansicht
  • Wie Sie die Outlook-Sicherheit im TrustCenter erhöhen können
• Ansichten unter Outlook
  • Standardansichten anzeigen
  • Ansichtstypen in Outlook
  • Felder zu tabellarischen Ansichten hinzufügen und entfernen
  • Ansichtskopien bearbeiten und erstellen
  • Neue Ansichten erstellen
• Strukturieren und formatieren von Ansichten
  • Grundlagen
  • Gruppieren von Elementen
  • Sortieren von Elementen
  • Elemente filtern
  • Formatieren von Ansichten
  • Automatische Formatierung der Elemente
• Formulare
  • Grundlagen
  • Formulare im Entwurfsmodus
  • Formularseiten aus- bzw. einblenden
  • Formulare speichern, schließen, öffnen und testen
  • Formularfelder hinzufügen und entfernen
• Gestalten und anpassen der Formularfelder
  • Felder auswählen und anpassen
  • Feldbeschriftungen
  • Anordnen von Feldern
  • Gruppieren von Feldern
  • Rasteranpassung
  • Dialogfenster Eigenschaften und Erweiterte Eigenschaften
• Der Toolbox und die Standardsteuerelemente
  • Standardsteuerelemente einfügen
  • Bezeichnungsfelder
  • Standardformulare für den Formularentwurf einrichten
  • Steuerelement Multiseiten
  • Listenfeld
  • Kombinationsfeld
  • Optionsfeld
  • Kontrollkästchen
• Formulare komplettieren
  • Gliedern und gestalten
  • Eingabe in wichtigen Feldern kontrollieren
  • Startwerte vorgeben
  • Die Aktivierungsreihenfolge in Formularen
  • Leseseiten von Formularen
  • Antwortformulare
• Formulare verwalten und veröffentlichen
  • Festlegen der Standardeigenschaften eines Formulars
  • Formulare bereitstellen und versenden
  • Formulare in Bibliotheken veröffentlichen
  • Das Standardformular eines Ordners ändern
  • Formulare verwalten und öffnen
• Integration im Office-Bereich
  • Daten bzw. Dateien in Outlook-Elemente einfügen
  • Outlook-Elemente in anderen Office-Produkten verwenden
  • Daten aus einem E-Mail-Anwendung importieren
  • Daten aus Excel importieren
  • Outlook-Daten exportieren
  • Dokumentation von Outlook-Elementen in Microsoft OneNote
  • Besprechungsplanung mit Microsoft Teams