Microsoft 365: Microsoft Planner

Seminarziel

Mit diesem Seminar erhalten Sie notwendige Know how um den Microsoft Planner als Werkzeug sowohl für die persönliche als auch für die Teambezogene Aufgabenplanung zu handhaben.

Inhalt

Das Konzept von Microsoft Planner

• Microsoft Planner ist eines von derzeit 3 Werkzeugen für die Aufgabenverwaltung im Microsoft 365 Ökosystem und ist neben Microsoft Project das komplexeste und leistungsfähigste. Um den Planner zu verstehen und ihn als effektives Planungswerkzeug verwenden zu können, ist es notwendig das Konzept zu verstehen, auf dem er in Microsoft 365 aufsetzt.
• Vergleich mit anderen Microsoft Planungstools
  • Planner im Vergleich zu klassischen Outlook Aufgaben und Microsoft 365 To-Do
  • Gemeinsamkeiten und Abgrenzungen zur Microsoft Project App
• 365 Gruppen
  • Gruppen sind das "Fundament" in Microsoft 365. Mit dem Anlegen einer Microsoft 365 Gruppe können Sie praktisch im Vorbeigehen SharePoint-Teamwebsites, gemeinsame Postfächer, Kalender, Teams, Dateibibliotheken und so einiges mehr erstellen und mit Ihren Kollegen oder auch Gästen teilen.
    • Die 3 Arten von Microsoft 365 Gruppen
    • Architektur von 365-Gruppen und die damit verfügbare Infrastruktur
    • Warum es wichtig ist, Gruppen in der richtigen Reihenfolge zu erstellen
    • Planner auch ohne Gruppe verwenden
• Aufbau der Planner-Programmoberfläche
  • Das Programm-Interface von Microsoft Planner zeigt sich minimalistisch aber effizient.
    • Die Sache mit den Hamburger- und Döner-Buttons
    • Verwaltung von Plänen im Planner-Hub
    • Einstellungen für die Benachrichtigungsfunktion des Planners
    • Finden der Ihnen zugewiesenen Aufgaben
    • Warum es (bis jetzt) keine eigenständige Planner-App für den PC/Mac gibt
• Einen Plan erstellen
  • Einen Plan für den Plan - wer Pläne erstellen möchte, muss auch wissen, was dafür erforderlich ist.
    • Planner-Pläne mit und ohne Microsoft 365-Gruppen erstellen
    • Auswahl des Gruppentyps: Privat oder Öffentlich
    • Wie Sie Ihrem Plan Mitglieder hinzufügen und was diese machen dürfen
    • Ihren neuen Plan in den Favoriten verwalten
    • Kanban-Buckets in einem Planner-Plan erstellen
• Ansichten des Plans
  • Der Planner wartet gleich mit einem System von 7 unterschiedlichen Plan- und 8 Gruppen-Ansichten auf. Mit welcher Ansicht Sie im Planner arbeiten, wird im wesentlichen vom Verwendungszeck Ihres Planner-Plans abhängen. Wir zeigen Ihnen die Vorteile der verschiedenen Ansichten und wie Sie damit schnell und gezielt Informationen aus Ihrem Plan gewinnen werden.
• Erstellen von Aufgaben
  • Planner-Aufgaben sind mehr als nur einfache To Do-Listen.
  • In der jetzt aktuellsten Version von Planner können Sie auch eigene Felder anlegen um die Aufgaben informativer zu gestalten.
    • Der Lebenszyklus einer Aufgabe
    • Auswirkung benutzerdefinierter Felder auf Planner-Aufgaben
    • Haupt- und Unteraufgaben in einer Planner-Aufgabe
    • Zuweisen von Farbkategorien
    • Status und Priorität einer Aufgabe steuern
    • Erstellen von RTF-fähigen Aufgabentexten
    • Integration von Dateianlagen in Aufgaben
    • Verfolgen der Aufgabenhistorie
    • Delegieren von Aufgaben an Tenant-Mitglieder und andere Personen
• Die Kanban-Methode
  • Die Kanban-Methode hat sich in der Softwarewelt Ihren festen Platz gesichert und ist aus modernen Planungswerkzeugen kaum noch wegzudenken. Was sind die Vorteile die Sie mit der Kanban-Methode erhalten?
    • Kanban als Methode
    • Kanban im Prozess- und Projektmanagement
    • Kanban für die Software-Entwicklung
    • Unterschiede zu anderen Methoden, z.B. Scrum, Wasserfall
    • Kanban in Microsoft Planner
    • Strukturierung mittels Buckets
    • Dynamischer Wechsel zwischen Bucket-Kategorien
• Die Timeline-Ansicht
  • Wenn Sie Microsoft 365 mit einem Planner Plan 1 (vormals Project Plan 1) oder Project Plan 3 aufrüsten, dann können Sie innerhalb von Microsoft Teams die Premium-Version von Planner nutzen.
    • Mit der Premium-Version können Sie Planner-Aufgaben auch als Gantt-Graphen mit kausalen Beziehungen in einer Timeline anzeigen und sog. Ziele erstellen.
    • Technische Voraussetzungen für die Nutzung der Timeline-Ansicht
    • Planner-App-Unterschiede zwischen Basic und Premium innerhalb von Microsoft Teams
    • Beziehungen zwischen Vorgängen erstellen
    • Mögliche Vorgangsarten und Verwendung von Meilensteinen
    • Definieren von Zielen
• Verwalten von Aufgaben
  • Um den Überblick über die diversen Aufgaben zu behalten, bietet Planner eine Fülle von Werkzeugen an. Sie können Aufgaben suchen und finden, filtern und in Gruppen zusammenfassen.
• Teilen von Plänen und Aufgaben
  • Ihre Pläne und die darin enthaltenen Aufgaben lassen sich nicht nur mit den Mitgliedern in Ihrem Microsoft 365 Tenant teilen, sondern auch mit extern Mitwirkenden - sog. Gästen. Wie das funktioniert, wird Ihnen in diesem Modul gezeigt.
• Integration in und Interaktion mit anderen Programmen
  • Zwar ist Planner eine eigenständige App in Ihrem Microsoft 365-Tenant, aber innerhalb von Microsoft Teams läuft er zu Höchstleistungen auf.
    • Integration der Planner-App in Microsoft Teams
    • Plänner-Pläne als Kanalregister anlegen
    • Synchronisation mit Microsoft To Do
    • Zuweisen von Aufgaben in Planner und To Do
    • Integration in Outlook als zusätzlicher Kalender und Aufgabenliste, basierend auf einer Microsoft 365 Gruppe.
    • Einen Planner-Plan nach Microsoft Excel für eine weitergehende Auswertung exportieren
• Microsoft Planner auf verschiedenen Betriebssystemen verwenden
  • Verwendung als Web-App im Browser unter Windows und macOS
  • Auf dem Tablett (iPadOS, Android)
  • Auf dem Smartphone (iOS, Android)
• Q&A - Tipps & Tricks
  • Schrittaufzeichnung in Windows 11: Aufzeichnen komplexer Arbeitsschritte für ein leichtes späteres Nachvollziehen des Erlernten
  • Tastenkombinationen zu Microsoft Planner, die Ihnen die Handhabung der App erleichtern
  • Fragen und Antworten