KI-unterstützte Teamassistenz: Intelligente Assistenz für moderne Büroorganisation

Seminarziel

Nach dem Seminar verstehen die Teilnehmenden die Funktionsweise und Einsatzmöglichkeiten von KI-Tools im Assistenzbereich. Sie können diese gezielt auswählen, anwenden und damit typische Büroprozesse spürbar optimieren.

Inhalt

• Rolle der Teamassistenz im digitalen Wandel
  • Veränderung klassischer Aufgaben durch Automatisierung und Digitalisierung
  • Neue Anforderungen an Flexibilität, IT-Kompetenz und Eigenverantwortung
  • Chancen für Assistenzkräfte durch KI-gestützte Tools und Prozesse
• Grundlagen künstlicher Intelligenz im Assistenzbereich
  • Was ist KI, und wie funktioniert sie in typischen Assistenzanwendungen?
  • Abgrenzung zu Makros, Regeln und RPA (Robotic Process Automation)
  • Überblick über aktuelle KI-Anwendungen für Büro- und Verwaltungsprozesse
• Termin- und Aufgabenmanagement mit KI-Unterstützung
  • Automatisierte Kalendersynchronisation und Terminvorschläge
  • KI-gestützte Priorisierung von Aufgaben und Wiedervorlagen
  • Delegations- und Erinnerungsfunktionen über smarte Assistenten
• Kommunikation und E-Mail-Management
  • E-Mail-Zusammenfassungen, Sortierung und automatische Antwortvorschläge
  • KI-basierte Tonalitätsprüfung und Texthilfe für Geschäftskorrespondenz
  • Integration von Sprachmodellen in Outlook, Gmail und andere Tools
• Organisation von Meetings und hybriden Veranstaltungen
  • Unterstützung bei Agendaerstellung, Protokollierung und Nachverfolgung
  • Automatisierte Transkription und Highlight-Zusammenfassung von Besprechungen
  • KI-Tools zur optimalen Zeitfindung und Teilnehmerkoordination
• Dokumentenmanagement und Recherche
  • Automatische Strukturierung, Kategorisierung und Versionierung von Dateien
  • KI-gestützte Zusammenfassungen und Auswertungen von Dokumenten
  • Unterstützung bei interner und externer Recherche (z. B. Anbietersuche, Wissensdatenbanken)
• Assistenz bei Reiseplanung und Spesenabrechnung
  • Intelligente Buchungsvorschläge auf Basis von Nutzerpräferenzen
  • Automatisierte Erstellung von Reiseunterlagen und Checklisten
  • Vereinfachte Spesenabrechnung durch Belegerkennung und Datenerfassung
• Grenzen, Datenschutz und ethische Aspekte
  • Datenschutzkonforme Nutzung von KI im Assistenzalltag
  • Verantwortungsbewusster Umgang mit Automatisierung und sensiblen Daten
  • Rolle der Assistenz als Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine
• Übung:
  • Entwicklung eines optimierten Tagesablaufs mit Unterstützung KI-gestützter Tools: Auswahl, Konfiguration und Bewertung von Anwendungen für die typische Aufgabenvielfalt in der Teamassistenz.