Erfolgreiches Projektportfolio-Management

Seminarziel

Am Ende des Seminars sind die Teilnehmenden in der Lage, effektive Projektportfolio-Management-Techniken zu nutzen, um ihre Projekte zu planen, durchzuführen und zu überwachen. Sie lernen, wie sie Portfolios strategisch ausrichten, Ressourcen effizient verwalten und Risiken minimieren können.

Inhalt

• Einführung in Projektportfolio-Management (PPM)
  • Überblick und Definition: Was ist Projektportfolio-Management und warum ist es wichtig? Unterschiede zwischen Projektmanagement und Projektportfolio-Management.
  • Anwendungsbereiche: Diskussion der typischen Anwendungsbereiche und Branchen, in denen PPM eingesetzt wird.
• Grundlagen des Projektportfolio-Managements
  • Projektportfolio-Lebenszyklus: Erklärung der Phasen des Projektportfolio-Lebenszyklus (Initiierung, Planung, Durchführung, Kontrolle, Abschluss).
  • Ziele und Nutzen: Identifizierung der Hauptziele und Nutzen eines effektiven PPM, einschließlich Ressourcenauslastung, Risiko- und Chancenmanagement sowie strategische Ausrichtung.
• Methoden und Techniken des Projektportfolio-Managements
  • Portfolioplanung und -auswahl: Techniken zur Bewertung und Auswahl von Projekten basierend auf strategischen Zielen und Prioritäten.
  • Ressourcenmanagement: Best Practices für die Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen über das gesamte Portfolio hinweg.
  • Risikomanagement: Identifizierung und Bewertung von Risiken auf Portfolioebene sowie Strategien zu deren Management.
• Werkzeuge und Technologien für PPM
  • PPM-Software: Einführung in gängige PPM-Softwarelösungen wie Microsoft Project, JIRA Portfolio, Smartsheet und Asana.
  • Open Source PPM-Tools: Nutzung von Open Source Tools wie Taiga, OpenProject und Redmine für das Projektportfolio-Management.
  • Integration und Automatisierung: Möglichkeiten zur Integration von PPM-Tools mit anderen Unternehmenssystemen und zur Automatisierung von Prozessen.
• Fallstudie 1: Einführung von PPM in einem mittelständischen Unternehmen
  • Problemstellung: Bedarf an besserer Übersicht und Steuerung mehrerer paralleler Projekte.
  • Lösung: Einführung eines PPM-Systems zur Priorisierung, Ressourcenzuweisung und Überwachung.
  • Ergebnis: Verbesserte Projektauswahl, optimierte Ressourcennutzung und erhöhte Transparenz durch die Einführung von PPM.
• Strategische Ausrichtung und Portfoliosteuerung
  • Strategie und Ziele: Sicherstellung, dass das Projektportfolio mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
  • Kennzahlen und KPI's: Definition und Nutzung von Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPIs) zur Überwachung und Bewertung des Projektportfolios.
• Finanzmanagement im Projektportfolio
  • Budgetierung und Kostenmanagement: Techniken zur Planung, Überwachung und Steuerung von Budgets und Kosten auf Portfolioebene.
  • Wirtschaftlichkeitsanalyse: Durchführung von Wirtschaftlichkeitsanalysen und ROI-Berechnungen zur Bewertung des finanziellen Nutzens von Projekten.
• Change Management im Projektportfolio
  • Veränderungsprozesse: Verwaltung und Steuerung von Änderungen innerhalb des Portfolios.
  • Stakeholder-Management: Techniken zur Einbindung und Kommunikation mit Stakeholdern auf Portfolioebene.
• Agile Ansätze im Projektportfolio-Management
  • Agiles Portfoliomanagement: Integration agiler Methoden in das PPM, einschließlich der Nutzung von Scrum und Kanban auf Portfolioebene.
  • Lean Portfolio Management: Prinzipien des Lean Managements und deren Anwendung auf das Projektportfolio.
• Fallstudie 2: Optimierung eines IT-Projektportfolios
  • Problemstellung: Bedarf an der Optimierung und Priorisierung eines umfangreichen IT-Projektportfolios.
  • Lösung: Einsatz von PPM-Techniken zur Bewertung, Auswahl und Steuerung der IT-Projekte.
  • Ergebnis: Effizientere Ressourcennutzung, bessere Projektergebnisse und erhöhte Transparenz im IT-Projektportfolio.
• Fallstudie 3: Einführung von Agilem PPM in einem Start-up
  • Problemstellung: Bedarf an flexiblen und agilen Methoden zur Verwaltung eines schnell wachsenden Projektportfolios.
  • Lösung: Integration von agilen Methoden und Tools in das PPM.
  • Ergebnis: Schnellere Reaktionsfähigkeit, verbesserte Priorisierung und effektivere Ressourcennutzung durch agiles PPM.