E-Rechnung und gesetzliche Anforderungen

Seminarziel

Dieses Seminar richtet sich an Buchhaltungs- und Finanzfachkräfte, IT-Manager und Unternehmensentscheider, die E-Rechnungen einführen und nutzen möchten. Grundkenntnisse in Buchhaltungs- und Abrechnungsprozessen sind hilfreich.

Inhalt

• Einführung in die E-Rechnung und gesetzliche Anforderungen
  • Was ist die E-Rechnung? Grundlagen und Definitionen der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) und Abgrenzung zu PDF- oder Papier-Rechnungen.
  • Gesetzliche Grundlagen und Anforderungen: Überblick über die gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung (z. B. EU-Richtlinien, nationale Vorgaben) und deren Bedeutung für Unternehmen.
  • Verpflichtungen und Fristen: Aktuelle Verpflichtungen zur Nutzung der E-Rechnung, insbesondere im B2G-Bereich (Business-to-Government / Leitweg-ID), und mögliche zukünftige Entwicklungen im B2B-Bereich.
  • Vorteile der E-Rechnung: Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Umweltfreundlichkeit durch elektronische Rechnungsverarbeitung.
• Formate und Standards für die E-Rechnung
  • Übersicht der Formate und Standards: Vorstellung der wichtigsten Formate für E-Rechnungen, wie EN 16931, ZUGFeRD, XRechnung, und PEPPOL, und deren jeweilige Einsatzbereiche.
  • Unterschiede zwischen den Formaten: Vergleich der Formate hinsichtlich Struktur, Verarbeitbarkeit und Anforderungen der jeweiligen Formate.
  • Abbildungen von EDIFact Daten : Codes für Units, Kodierung von Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen.
  • Datensicherheit und Compliance: Anforderungen an die Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Erstellung und Übertragung von E-Rechnungen. Validierungsanforderungen: KOSIT-Validator und PDF/A-Anforderungen.
• Prozess der Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen
  • Erstellung einer E-Rechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer E-Rechnung in verschiedenen Formaten.
  • Übermittlung und Schnittstellen: Möglichkeiten zur Übermittlung von E-Rechnungen über Portale und Schnittstellen wie PEPPOL und die direkte Übermittlung an Empfänger.
  • Verarbeitung eingehender E-Rechnungen: Einführung in die Prozesse zur automatisierten Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen im Unternehmen.
• Praxisübung 1: Erstellung und Übermittlung einer E-Rechnung
  • Ziel der Übung: Die Teilnehmenden erstellen eine E-Rechnung und übertragen sie über eine Schnittstelle oder ein Testportal.
  • Projektbeschreibung: Erstellung einer E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format für ein simuliertes Geschäftsszenario und Übermittlung an einen Empfänger über eine festgelegte Plattform.
  • Tools: Software oder Plattform zur Erstellung von E-Rechnungen, beispielhafte Daten und Testzugang zu einem Übermittlungsportal.
  • Ergebnisse: Die Teilnehmenden haben erfolgreich eine E-Rechnung erstellt und übermittelt und damit den grundlegenden Workflow durchlaufen.
• Einführung der E-Rechnung im Unternehmen
  • Integration in bestehende Systeme: Möglichkeiten zur Implementierung der E-Rechnung in bestehende Buchhaltungssysteme und ERP-Software (z. B. SAP, Datev). Buchhaltung: Mögliche Kontierungen von E-Rechnungen in SKR03/SKR03, insbesondere auch für Anzahlungsrechnungen.
  • Schritte zur Einführung und Umstellung: Empfehlungen für die Planung, Umsetzung und Schulung von Mitarbeitern zur Einführung der E-Rechnung.
  • Kosten und Nutzenanalyse: Analyse der Implementierungskosten und der langfristigen Vorteile, einschließlich Effizienzsteigerung und Kostensenkung.
  • Herausforderungen und Best Practices: Typische Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnung und bewährte Lösungen zur erfolgreichen Implementierung.
• Rechtliche und steuerliche Aspekte
  • Aufbewahrungsfristen und Archivierungspflichten: Einführung in die gesetzlichen Vorgaben zur sicheren und revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen.
  • Steuerliche Anforderungen und Finanzprüfung: Anforderungen der Finanzbehörden und die Rolle der E-Rechnung bei Steuerprüfungen, insbesondere die Problematik, dass das PDF als Visualisierung keine rechtliche Relevanz hat. Belegbegleitende Dateien/Attachments: Anforderungen an Belegbegleitende Dateien bei E-Rechnungen und deren Ablage als XML-Attachment.
  • Compliance und Audit-Sicherheit: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Dokumentationspflichten, um die E-Rechnung audit-sicher zu gestalten.
• Praxisübung 2: Verarbeitung und Archivierung einer E-Rechnung
  • Ziel der Übung: Die Teilnehmenden verarbeiten und archivieren eine eingehende E-Rechnung gemäß den gesetzlichen Anforderungen.
  • Projektbeschreibung: Automatisierte Verarbeitung und Archivierung einer E-Rechnung in einem Beispiel-Buchhaltungssystem, Dokumentation der Schritte zur Compliance.
  • Tools: Beispiel-Buchhaltungssystem und Software zur Archivierung, beispielhafte Rechnungsdaten.
  • Ergebnisse: Die Teilnehmenden haben eine E-Rechnung verarbeitet, archiviert und die notwendigen Schritte zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen dokumentiert.
• Zukunft der E-Rechnung und technologische Entwicklungen
  • Automatisierung und künstliche Intelligenz: Ausblick auf die Automatisierungspotenziale und die Rolle von KI bei der Erkennung, Verarbeitung und Fehlerkontrolle von E-Rechnungen.
  • Blockchain und neue Sicherheitstechnologien: Diskussion über zukünftige Technologien wie Blockchain zur Sicherung und Nachverfolgung von E-Rechnungen.
  • Ausblick auf die Internationalisierung: Entwicklung der E-Rechnung in der EU und weltweit und deren Bedeutung für international tätige Unternehmen.
• Zusammenfassung und Abschluss
  • Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte: Wiederholung der wichtigsten Erkenntnisse zur Erstellung, Übermittlung und Archivierung von E-Rechnungen.
  • Fragen und Antworten: Möglichkeit zur Klärung offener Fragen und zum Erfahrungsaustausch.
  • Ausblick und weiterführende Ressourcen: Verweise auf weiterführende Informationsquellen und Softwarelösungen zur Optimierung des E-Rechnungsprozesses.