Agile Portfolio Management

Agile Portfolio Management is een van de hoekstenen van Business Agility. Portfolio Kanban speelt een cruciale rol bij het in balans houden van de vraag met aanbod op het hoogste niveau van de organisatie, om Enterprise Flow te creëren. Het speelt een prominente rol in Agile Scaling raamwerken zoals SAFe, LeSS en Nexus. Het merendeel van de huidige richtlijnen voor Agile Portfolio Management gaat echter niet veel verder dan visualisatie en een mechanisme voor selectie of prioritering of een grof begrip van het beperken van de hoeveelheid lopende initiatieven. Visualisatie, conversatie en prioritering schieten te kort in het aanpakken van de echte uitdagingen waarmee een Agile bedrijf te maken heeft. Volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit (VUCA) impliceren dat we op portefeuilleniveau moeten omgaan met een geheel nieuwe reeks uitdagingen: de vraag is niet stabiel (vraagfluctuatie of oscillatie), de vraag is complex (tegenstrijdige vraag), het aanbod is complex (heterogene capaciteiten) en niet alle vraag kan worden beoordeeld op basis van dezelfde normen (onvergelijkbare vraag). De huidige begeleiding is niet voldoende voor deze uitdagingen en kan, zoals duidelijk zal worden, in feite hun eigen problemen veroorzaken.

De training volgt een format van ervaringsgericht leren. Deelnemers zullen leren hoe Agile Portfolio Management uitdagingen kunnen worden aangepakt door middel van specifiek ontworpen simulaties. Door deze simulaties ervaren ze de effecten van capaciteitsbeperkingen, liquiditeitsproblemen en de uitdagingen die zich voordoen wanneer behoeften van verschillende klanten met tegenstrijdige prioriteiten moeten worden gekoppeld aan een heterogene capaciteit. We zullen het begin van een marktplaats op basis van tokens bespreken als een oplossingsrichting om deze uitdagingen aan te gaan. We analyseren de feedbackloops en vertragingen die de bron zijn van oscillatie in de vraag en laten zien hoe oscillatie kan worden omgezet in een (meer) gestage end-to-end flow. Door voort te bouwen op ervaringen met het implementeren van Upstream Kanban gebruiken we systeemdynamiek om inzicht en begeleiding te bieden bij het creëren van een Enterprise Flow. Ten slotte bespreken we de rol van triage in een portfolio met gemengde onzekerheid, waarbij niet alle vraag volgens dezelfde normen kan worden beoordeeld.

Wat leer je tijdens deze training?

1. Inleiding tot Business Agility (foundations)
Het doel is om een gemeenschappelijk begrip te creëren en de context te bepalen voor de rest van de training. Met behulp van de agile foundations-simulatie (ook wel Okaloa Flowlab Teamflow genoemd) leren deelnemers over flow, samenwerking en leren als de hoekstenen van zakelijke wendbaarheid. Er wordt een “systeem” -kennis gecreëerd voor de manier waarop werk werkt, dat de basis vormt voor latere discussies. De diepte en aard van de simulatie, en de daaropvolgende discussie, zullen worden aangepast aan het niveau van bekendheid van de deelnemers met Okaloa-simulaties.

2. Evenwicht tussen vraag en aanbod (value streams)
Bedrijfsflexibiliteit vereist dat we vroeg en continu waarde leveren aan de klant (dat wil zeggen flow). Flow wordt gecreëerd door vraag en aanbod in balans te brengen. Door de waardestroomsimulatie (ook wel aangeduid als Okaloa Flowlab Cross-team flow) ervaren deelnemers een meerlagig stroomsysteem waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen flow op teamniveau en flow over teams. De simulatie illustreert de effecten van capaciteitsbeperkingen. We inspireren ons op technieken uit Quick Response Manufacturing en tokenization (tokeneconomics) om onze toolbox met oplossingen te verrijken met CAP-tokens, reserveringssystemen en een marktplaats om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen.

3. Fluctuerende vraag (supply chains)
Om de zoveel tijd worden werkafwerkingen en capaciteit beschikbaar. Tegelijkertijd vraagt de klant nieuw werk uit te voeren. In de ideale wereld kunnen we de behoeften van nieuw binnengekomen werk perfect afstemmen op de beschikbare capaciteit. Maar … we leven niet in een ideale wereld. In de echte wereld fluctueert de vraag. Aanpassingsvermogen om aan schommelende vraag te voldoen kan alleen zo ver gaan. De vraag moet worden gevormd. Via een klassiek spel en een simulatie (de end-to-end-stroom van Okaloa Flowlab genoemd) ondervinden deelnemers de oorzaak van de oscillerende vraag. Ze ervaren de effecten van vertraging en hoe mechanismen voor prioritering en selectie, hoewel goed bedoeld, in feite de zaken erger kunnen maken. Geïnspireerd door supply chain-logistiek, experimenteren deelnemers met bestelpunten tot zelfs de end-to-end-stroom en creëren ze een meer continue waardedaling.

4. Onvergelijkbare vraag (knowledge discovery)
Ideeën om aan de behoeften van klanten te voldoen, kunnen veel sneller worden gegenereerd dan dat ze daadwerkelijk kunnen worden gerealiseerd. Dit is de bron van veel spanning tussen de organisatie en haar klanten, maar ook, in de organisatie zelf, tussen de organisatie die de klant vertegenwoordigt en de klanten die leveren aan de klant. Vooral omdat klantwaarde niet altijd duidelijk is. Beslissingen nemen onder onzekerheid vereist een andere aanpak dan beslissingen nemen wanneer dingen routineuzer zijn. Bedrijfsflexibiliteit vereist niet alleen levering, maar vereist ook kennisontwikkeling (en vice versa). Niet alle vraag kan volgens dezelfde normen worden beoordeeld. Geïnspireerd op technieken uit noodsituaties, zullen deelnemers leren over en oefenen triage als een techniek om met onvergelijkbare vraag om te gaan. Ze zullen leren hoe triage verschilt van prioriteitstelling en waarom dit onderscheid cruciaal is in een VUCA-wereld.

5. Agile portfolio management
Het doel is om alle verschillende technieken samen te brengen in een uitgebreide Agile portfolio management-oplossing. Deelnemers bespreken de organisatorische context en vinden een antwoord op de vraag wat de volgende is?

Leerdoelen

• Een Agile Portfolio maken
• Samenwerken op portfolioniveau
• Stroomopwaarts werken op portefeuilleniveau
• De “onomstotelijke” vraag beheren
• Initiatieven met meerdere teams beheren
• Agility introduceren met Okaloa Flowlab via Agile Portfolio Management

Voor wie is deze training?

• Product-, programma- en portfoliomanagers
• Producteigenaren en managers voor onderhoudsverzoeken
• Agile Coaches en (aspirant) facilitators van Okaloa Flowlab

Gasttrainer

Patrick Steyaert van Okaloa, een van de belangrijkste Lean Agile Coaches met uitgebreide ervaring in het beoefenen van Kanban, zal de trainer zijn. Patrick ontving in 2015 een Brickell Key Award als een erkenning voor zijn bijdragen aan de Kanban-gemeenschap. Patrick is een van de eerste, en enige Belgische, Lean Kanban University geaccrediteerde trainers. Hij is ook een regelmatige spreker op Kanban en Agile conferenties.